General Record Retention Schedule Overview

PDF version of MUS General Record Retention Schedule

I. Introduction.

The General Records Retention Schedule (General Schedule) of the Montana University System governs the management and disposition of university records.
The majority of records listed on this General Schedule are common to many units across campuses.

II. Purpose.

The purpose of General Schedule is to create a uniform set of schedules for the retention and disposition of records, created or maintained in the course of university business, that document each institution and its functions, policies and procedures, decisions and other activities.


III. Records and Public Records.

A record is defined as information in any form or medium (including electronic records and electronic mail) that is within the campus’s control and relates to its activity or business. Recorded information that is personal and not related to the business of the unit is not a record.

As public institutions of the state of Montana, many of the records of Montana University System campuses may also meet the definition of a public record under Montana law. A “public record” is "any paper, correspondence, form, book, photograph, microfilm, magnetic tape, computer storage media, map, drawing or other document, including all copies thereof, regardless of physical form or characteristics" that has been created or received by a campus "in connection with the transaction of official business." It includes "all other records or documents required by law to be filed with or kept" by a state agency or local government. Records that are “for reference purposes only, a preliminary draft, telephone messages, routing slips are not considered public records and need not be maintained. General Records Retention Schedule 9 at provides a detailed list of documents that are not considered public records.” From Montana Secretary of State website. (sos.mt.gov/Portals/142/Records/forms/State_Schedule 9.pdf).

Electronic mail, or e-mail, "sent or received in connection with the transaction of official business" may also be considered a public record. For more information about managing e-mail, see E-Mail Guidelines: sos.mt.gov?Portals/142/Records/forms/MT_EMAIL_Guidelines_06.pdf).


IV. Campus responsibilities.

All campuses should familiarize themselves with the General Schedule, and have an understanding of what records—paper-based and electronic—they create and/or receive and are required to manage.

Individual departments or units within a campus may wish to conduct an inventory of their records and map them to the General Schedule. If a unit identifies records that do not map to the General Schedule, the unit may need to develop a unique record retention schedule for those records. All new and unit unique schedules must be in writing and approved by the legal counsel for the campus.


V. Rules of Application.

• The office of origin/creation is responsible for retention of the record series for the minimum length of retention, unless the campus assigns responsibility for     certain records to another office.

• If a record appears to fit in more than one category, apply the narrowest category.

• If no category fits, look for an analogous category and follow its guidance.

• When in doubt, err toward a longer retention period.

• The retention periods in the schedule are minimums and also recommended as appropriate maximum retention periods.

• If a federal or state statute or regulation specifies a longer retention period for any type of record received, created, or maintained by MUS campuses, the
   statute or regulation or litigation hold overrides this schedule. The official record holder for the record should be familiar with any statutes or regulations that
   may apply to the unit’s records. If any record holder is unsure of the applicability of any statute or regulation, he or she may contact Legal Counsel.

• Upon notice of a legal investigation, audit, dispute, or claim; receipt of a litigation hold or upon service of legal process through subpoena, summons or other
   means for delivery of records, all scheduled destruction of records related to the matter shall be immediately suspended and destruction of the records
   would not occur until the matter is fully resolved and finalized.

VI. Retention and Disposition Terminology.

• Active = Retain while in active use.

• Archival Review = Record series that have content of value to documenting the institution’s history should be considered for permanent retention. If retention
  is warranted, files may be maintained by office of origin or designated archival repository. Records that contain authentic evidence of a campuses
  organization, function, policies, decisions, procedures, operations, or other activities are examples of records with historical value. This type of information
  may be found in policy records, organizational documents, memos, correspondence, and reports. If a series is not marked for archival review, it still may be
  appropriate to consider review if the records have unique or important historical value.

• CY = Current Fiscal Year. The fiscal year begins July 1st and ends the following June 30th.

• T/S/D = Toss/Shred/Delete at end of retention period. If the series or item contains restricted information, the records must be destroyed in a secure manner
  such as incineration, shredding or secure electronic destruction. If the material does not contain restricted information the records may be destroyed by
  placing in trash or recycle (preferred), or via electronic destruction, or by a secure method.

• Record Retention Schedule = A record retention schedule provides the framework for an effective record management program. It provides the basis for
  decisions related to minimum record retention and approved dispositions of records. The General Schedule is intended to provide guidance for consistent
  record keeping across the campuses of the MUS.

• Permanent = Record series determined to have demonstrated historical, legal or administrative value to a particular unit on campus that will be maintained
   permanently.

• Until Superseded = Retain until superseded or obsolete. This retention period pertains to documents that are routinely updated and therefore superseded by
   the current version.


VII. Resources Consulted:

American Association of Registrars and Admissions Officers. Retention, Disposal, and Archive of Student Records. (2013) Montana Code Annotated. http://leg.mt.gov/BILLS/MCA. Accessed December 22, 2015. State of Montana General Record Retention Schedules. http://sos.mt.gov/records/State/index.asp. Accessed December 22, 2015. 


Montana University System General Record Retention Schedule


Table of Contents ACADEMIC RECORDS........................................................................................................................................................................ 6

ACCOUNTING AND FINANCIAL RECORDS ..................................................................................................................................................................... 6

ADMINISTRATIVE RECORDS ............................................................................................................................................................................................ 8

FACILITIES, EQUIPMENT AND PROPERTY RECORDS .................................................................................................................................................... 10

FEDERAL STUDENT FINANCIAL AID (SFA) RECORDS .................................................................................................................................................... 11

Student Financial Aid - Program Records ..................................................................................................................................................................... 11

Student Financial Aid - Fiscal Records ........................................................................................................................................................................... 12

Student Financial Aid - Recipient Records .................................................................................................................................................................... 13

Student Financial Aid - Requirements for Specific Aid ................................................................................................................................................ 15

GRANTS AND RESEARCH RECORDS ............................................................................................................................................................................... 16

HEALTH SERVICES RECORDS .......................................................................................................................................................................................... 17

HUMAN RESOURCE RECORDS ....................................................................................................................................................................................... 18

INFORMATION MANAGEMENT RECORDS .................................................................................................................................................................... 20

INSTITUTIONAL SERVICES RECORDS ............................................................................................................................................................................. 21

INTERCOLLEGIATE ATHLETICS RECORDS ..................................................................................................................................................................... 21

LIBRARIES, ARCHIVES, MUSEUMS, AND OTHER COLLECTIONS RECORDS ............................................................................................................... 23

SAFETY AND SECURITY RECORDS ................................................................................................................................................................................. 23

STUDENT RECORDS ........................................................................................................................................................................................................ 23

Documents for Applicants Who Do Not Enroll - Admission Documents ................................................................................................................. 23

Documents for Applicants Who Do Not Enroll - Application Materials .................................................................................................................... 24

Documents for Applicants Who Do Not Enroll - International Student Documents .............................................................................................. 25

Admissions Records for Applicants Who Enroll - Admission Documents ................................................................................................................ 26

Admissions Records for Applicants Who Enroll - Application Materials .................................................................................................................. 26

Admissions Records for Applicants Who Enroll - International Student Documents ............................................................................................. 28

Student Academic Records - Academic Program Records ......................................................................................................................................... 28

Student Academic Records - Certification/Verification Records ................................................................................................................................ 30

Student Academic Records - Degree and Certificate Records ................................................................................................................................... 30

Student Academic Records - Grade and Scholarship/ Deficiency Records .............................................................................................................. 31

Student Academic Records - Miscellaneous Records ................................................................................................................................................. 31

Student Academic Records - Registration and Enrollment Records ......................................................................................................................... 32

Publications, Statistical Data, and Institutional Reports ............................................................................................................................................. 32

FERPA Records ................................................................................................................................................................................................................. 33

Federal Disclosure Records ............................................................................................................................................................................................ 34

Miscellaneous................................................................................................................................................................................................................... 35


Note: within this General Schedule the acronym GRRS refers to the General Records Retention Schedule maintained by the Montana Secretary of State [http://sos.mt.gov/records/State/index.asp#general]. The acronym MCA refers to the Montana Code Annotated [http://leg.mt.gov/BILLS/MCA.]

 

ACADEMIC RECORDS
Program Code: 5102

Item Number            Record                                          Description                                                                                          Retention                               Disposition
       1                             Course Catalog / Bulletin            Course catalogs or bulletins that include course                            Active                                       Permanent   
                                                                                               offerings, program requirements, and related policies
                                                                                               and procedures.

       2                             Course Evaluation Records         Records of students’ evaluations of teaching personnel               CY + 10 yrs.                            Toss/Shred/Delete
                                                                                               and courses. 

       3                             Course Schedule                           Record of courses actually held / given by the institution            CY + 1 yr.                                 Archival Review

       4                             Course Syllabi                                Syllabi of offered courses.                                                                  CY + 10 yrs.                             Toss/Shred/Delete

       5                             New Degree Program and          Records of the development of new degree programs,                CY + 5 yrs.                               Archival Review 
                                      Course Proposal Records            courses and related curricula. 

       6                             Program Review and                    Internal and external review of academic programs                   CY + 5 yrs.                               Archival Review
                                      Development Records

       7                             Student Handbooks                      Records of the requirements, policies, and offerings of               Active                                      Archival Review
                                                                                                specific instructional units for use by current or potential
                                                                                                students. 

 

ACCOUNTING AND FINANCIAL RECORDS
Program Code: 5102

Item Number            Record                                             Description                                                                                          Retention                              Disposition
       8                             Accounts Payable and                   Records related to payment of financial obligations.                    CY + 5 yrs. (GRRS 2)             Toss/Shred/Delete                                          Receivable Documentation                                                                                                                                                                            No RM-5 Required
                                                                                                                                                                                                                                                                  (OCHE ONLY) 

       9                             Annual Financial Reports              Consolidated year-end report of financial documentation          CY + 4 yrs.                               Archival Review
                                                                                                 showing assets and liabilities. 

       10                          Budgets                                             Approved annual or other periodic budgets for the                     CY + 5 yrs.                               Archival Review
                                                                                                 institution. 

       11                          Cash, Check and Credit Card        Records of payments, including forms and receipts.                   CY + 5 yrs.                               Toss/Shred/Delete
                                      Transactions

       12                          Credit Card (Procurement             Records of administration of credit cards issued to                    CY + 6 yrs.                               Toss/Shred/Delete 
                                     Card) Administration Records       institutional staff and units.

       13                          Delivery Slips                                   Documents sent with purchased goods indicating                        CY + 3 yrs.                               Toss/Shred/Delete 
                                                                                                items shipped 

       14                          Hold or encumbrance                   Registration and transcript holds                                                       Last year of                            Toss/Shred/Delete 
                                      authorizations                                                                                                                                                 enrollment + 3

       15                           Interdepartmental Billing             Records of charges owed by internal institutional                         CY + 5 yrs.                               Toss/Shred/Delete 
                                                                                                departments and functions to other departments. 


       16                          Miscellaneous Accounting           Records of the production of various accounting                          CY + 6 yrs.                               Toss/Shred/Delete
                                      Reports                                            reports made by individual offices or departments
                                                                                                on a periodic basis. 


       17                          Procurement Records                    Purchase orders and contracts for successful                                Contract expiration              Toss/Shred/Delete
                                                                                                procurement / awarding of bids.                                                        + 8 yrs. (GRRS 4)                   No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                  OCHE Only
       18                          Procurement Solicitations            Records of the process and completion of solicitation.                 CY + 4 yrs. (GRRS 4)               Toss/Shred/Delete                                                                                                                                                                                                                                                                    No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                  OCHE Only


       19                          Ticket Sales and Event Cash          Records of the printing, selling, distribution, and                          CY + 5 yrs.                               Toss/Shred/Delete 
                                      Reconciliation Records                 accounting of tickets for institution-sponsored athletic, 
                                                                                                 performing arts, and other events where a price is charged  
                                                                                                 for admission.


       20                          Travel Reimbursement                  Documentation maintained in support of reimbursement to     CY + 4 yrs.                               Toss/Shred/Delete
                                      Documentation                               university employees for university related travel.


ADMINISTRATIVE RECORDS
Program Code: 5102

Item Number            Record                                             Description                                                                                          Retention                               Disposition

       21                           Accreditation Files                          University, college or department files documenting                    CY + 10 yrs.                             Archival Review 
                                                                                                 accreditation review by accrediting agencies.

       22                           Administrative and Annual           Reports on the institution and its subdivisions.                             CY + 3 yrs.                               Archival Review
                                                                                                 (This category does not include audits or annual financial  
                                                                                                 reports.) 

                                     
       23                           Audit Records                                  Reports on internal and external audits of various                       CY + 4 yrs.                               Archival Review 
                                                                                                  institutional functions, including fiscal, performance,
                                                                                                  academic, athletic, and compliance audits.
 
       24                           Awards Records                               Records of the process of selecting institutional faculty,             CY + 3 yrs.                              Archival Review 
                                                                                                  staff, students, and alumni to receive awards, scholarships,
                                                                                                   and merit-based fellowships, including list of award  
                                                                                                   recipients.


       25                           Contracts and Agreements            Legal contracts or agreements that the institution or its             Contract expiration  
                                                                                                   units enter into with other entities.                                                 + 8 yrs. (MCA 27-2-20  2)     Toss/Shred/Delete

       26                           Delegation of Authority                  Records of the certification of the institution’s employees
                                                                                                  who are authorized to sign fiscal and contractual documents.   End of autho  rization         Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                   + 1 yr. 


       27                           Election Records                              Records of elections held by institutional organizations.             CY + 3 yrs.                              Toss/Shred/Delete


       28                           General Files, Upper                        Files of presidents, chancellors, upper-level administrators,      CY + 3 yrs.                              Archival Review
                                       Administration                                 deans, directors, and chairs.         

                                                                                

       29                          Gift Records                                       Records of realized funding of the institution, whether               Active                                      Permanent
                                                                                                  from private individual or corporate sources.  

       30                          Grievance Records                           Records of grievances against the institution which are               CY + 3 yrs.                             Toss/Shred/Delete 
                                                                                                  resolved without litigation. (This category does not 
                                                                                                  include grievances by students.)


       31                           Insurance Policy Records               Records of insurance maintained by the institution.                    Active + 3 yrs.                        Toss/Shred/Delete 
                                                                                                                                                                                                                  (GRRS 3-7)                              No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                   OCHE Only


       32                           Legal Case Records                         Records of legal disputes involving the institution.                       Final decision                         Archival Review

                                                                                                                                                                                                                      
       33                           Minutes and Agendas                     Minutes and agendas of boards, committees, councils,               CY + 3 yrs.                              Archival Review 
                                                                                                  senates, major committees, task forces, and other
                                                                                                  institutional units and organizations.

       34                           Organizational Charts                     Organizational Charts                                                                         Active + 10 yrs.                      Archival Review


       35                           Policies and Procedures                 Records of institutional and unit policies and
                                      Records                                              procedures and the sources and process of policy                      Until Superseded                  Permanent
                                                                                                  creation.
     

       36                           Public Records Requests                Records of public requests for information.                                   Last action + 3 yrs.               Toss/Shred/Delete
 

       37                           Publications                                      Includes newsletters, news releases, publicity                               Active + 1 yr.                          Archival Review
                                                                                                  photographs and brochures.  

 
       38                           Radio and Television                      Records of licensing of institutional radio stations and                 License expiration                Toss/Shred/Delete
                                      License Records                               television channels with the Federal Communications                  + 3 yrs.
                                                                                                  Commission.  


       39                           Strategic and Institutional              Records of the development of short-term or                               Until Superseded                  Permanent
                                      Plans                                                   long-term plans for the institution.     

 

       40                           Trademark Records                         Records documenting campus-owned trademarks                      Active                                      Permanent


       41                           Transient Materials                         Documents, including telephone messages, notes,                       Active                                     Toss/Shred/Delete
                                                                                                  drafts and other materials, which serve to convey
                                                                                                  information of temporary value.

       42                           Unit/Institution/ Organization       Records of the historical development of the institution,            Active                                      Archival Review 
                                      History                                               its units, or organizations associated with it.  

     
       43                           Video and Sound Recordings        Records in video or audio format of institutional activities          Active                                      Archival Review
                                                                                                  and events with significant relevance to the mission of the 
                                                                                                  institution or an individual unit.



FACILITIES, EQUIPMENT AND PROPERTY RECORDS
Program Code: 5102

 

Item Number            Record                                               Description                                                                                          Retention                             Disposition
      44                            Building and Construction             Records of construction of the institution’s building                     Active                                      Permanent 
                                      Documentation                                and grounds.

 

      45                           Equipment Inventory Records       Inventories of major equipment.                                                       Active + 3 yrs.                       Toss/Shred/Delete

 

      45                           Government Property Records      Records of “agency-owned” (usually federal) properties               Active + 3 yrs.                       Toss/Shred/Delete 
                                                                                                  loaned to the institution, or agency-owned property
                                                                                                  purchased with (usually federal) non-institutional state funds
                                                                                                  for research contract use. Records may include copies of
                                                                                                  federal form DD 1419; memoranda of understanding or
                                                                                                  agreements, and other related documentation.

      46                           Motor Vehicle Records                    Records of titles, maintenance and usage.                                       Active + 6 yrs.                       Toss/Shred/Delete


      47                           Operating and Maintenance          Records of the operations and maintenance of institutional        CY + 10 yrs.                           Toss/Shred/Delete 
                                     Records                                              utilities.  
 

      48                           Real Estate Records                         Records of real property acquired and sold by the institution.     Active + 8 yrs.                       Permanent

 

      49                           Real Property Leases                       Records of real property leased by the institution.                         Active + 8 yrs.                       Toss/Shred/Delete

 

     50                            Surplus Property Records               Records of changes in institution-owned property;                       CY + 6 yrs.                              Toss/Shred/Delete 
                                                                                                  requests to declare items surplus, salvage, or scrap;
                                                                                                  removal and sale or disposal of excess equipment and
                                                                                                  other surplus items including proceeds from sales.

     51                            Work Orders Records                      Records of requests and authorizations for needed services       CY + 2 yrs.                             Toss/Shred/Delete 
                                                                                                  and/or repairs to institutional property and equipment.



FEDERAL STUDENT FINANCIAL AID (SFA) RECORDS
Student Financial Aid 
Program Code: 5102

Student Financial Aid - Program Records

Item Number            Record                                                Description                                                                                           Retention                            Disposition
     52                             Accrediting and licensing                                                                                                                                  Award year + 3                    Toss/Shred/Delete 
                                      agency review, approvals,
                                      and reports

     53                            Audit reports and school                                                                                                                                   Award year + 3 
                                     responses                                                                                                               

     54                            Records pertaining to financial                                                                                                                         Award year +3                     Toss/Shred/Delete
                                      responsibility and standards of
                                      administrative capability
 
     55                            Program Participation Agreement                                                                                                                   Award year + 3                     Toss/Shred/Delete
 
     56                            Self-evaluation reports                                                                                                                                       Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     57                            State agency reports                                                                                                                                           Award year + 3                    Toss/Shred/Delete


Student Financial Aid - Fiscal Records


     58                            Bank statements for accounts containing SFA funds                                                                                    Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     59                            Federal workstudy payroll records                                                                                                                  Award year + 3                     Toss/Shred/Delete

     60                            Ledgers identifying SFA transactions                                                                                                               Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     61                            Records of SFA program transactions                                                                                                             Award year + 3                     Toss/Shred/Delete

     62                            Records of student accounts                                                                                                                            Award year + 3                     Toss/Shred/Delete

     63                            Records supporting data on required reports (SFA program                                                                      Award year + 3                    Toss/Shred/Delete
                                      reconciliation reports, audit reports and school responses,
                                      Pell Grant statements of accounts, accrediting and licensing
                                      agency reports)

Student Financial Aid - Recipient Records


     64                            Application data submitted to the Dept. of Education or lender                                                                Award year +3                     Toss/Shred/Delete
                                      by the school on behalf of the student                 
               
     65                            Data used to establish student’s admission, enrollment status,                                                                 Award year +3                     Toss/Shred/Delete
                                      and period of enrollment   

     66                            Date and amount of disbursements                                                                                                                Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     67                            Documentation of student’s eligibility                                                                                                             Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     68                            Documentation of student’s satisfactory academic progress                                                                     Award year + 3                     Toss/Shred/Delete

     69                            Documentation of student’s program of study and enrolled courses                                                       Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     70                            Documentation related to the receipt of aid, such as the amount of                                                        Award year +3                     Toss/Shred/Delete
                                     grant, loan or FWS award, and calculations used to determine aid amounts

     71                            Documentation of initial or exit loan counseling                                                                                           Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     72                            Documentation supporting the school’s calculation of its completion/ graduation                                Award year +3                     Toss/Shred/Delete
                                     or transfer-out rate

     73                            Documents used to verify applicant’s data                                                                                                     Award year + 3                    Toss/Shred/Delete

     74                            Financial aid history for transfer students                                                                                                      Award year + 3                    Toss/Shred/Delete
 
     75                            Reports and forms used for participation in the SFA program                                                                   Award year + 3                     Toss/Shred/Delete

     76                            Student Aid Report (SAR) or Institutional Student Information Record (ISIR)                                           Award year + 3                     Toss/Shred/Delete


Student Financial Aid - Requirements for Specific Aid

 
                                     Borrowers eligibility records                                                                                                                              Last date of                         Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     attendance + 3

     77                            Campus-based aid (Perkins loan, SEOG, and Federal Work Study)                                                            End of award                       Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     year + 3 

     78                            FFEL and Direct Loans                                                                                                                                        End of award year + 3        Toss/Shred/Delete

     79                            Fiscal Operations Report and Application to Participate (FISAP)                                                                 Date of report                     Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                      submission + 3                   

     80                            Pell Grant                                                                                                                                                              End of award year + 3        Toss/Shred/Delete

     81                            Perkins repayment records                                                                                                                               Date loan assigned,            Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     cancelled or repaid + 3

     82                            Perkins original promissory notes                                                                                                                    Until loan is satisfied or     Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     documents are needed 
                                                                                                                                                                                                                     to enforce obligation

     83                            All other records/reports                                                                                                                                   End of award year or          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     date of submission + 3



GRANTS AND RESEARCH RECORDS
Program Code: 5102


Item Number            Record                                                Description                                                                                           Retention                            Disposition
     84                             Facilities and Administration          Records of the analysis of grant indirect costs in                            CY + 10 yrs.                          Toss/Shred/Delete
                                      Costs                                                   preparation of the federal F&A rate

     85                            Grants - Funded                                 Records of funded grant proposals.                                                  Account closed + 10 yrs.    Toss/Shred/Delete

     86                            Grants - Unfunded                            Records of unfunded grant proposals.                                              Submission + 18 mos.        Toss/Shred/Delete

     87                            Human Subjects Records                 Records of the review of research proposals that                          Project completed + 3 yrs. Toss/Shred/Delete
                                                                                                   involve any type of use of human subjects.               

     88                            Institutional Animal Care                 Records document the care and proposed use of                          Activity completed + 3 yrs. Toss/Shred/Delete
                                      and Use Records                               animals by the institution for research purposes.                         

     89                            Laboratory Notebooks                     Records of the routine research activities of non-grant                 Project completed+ 6 yrs.  Toss/Shred/Delete
                                                                                                   funded research projects.

     90                            Laboratory Reports                           Records of the results of laboratory testing performed                Report date + 6 yrs.             Toss/Shred/Delete 
                                                                                                   for clients.

     91                            Misconduct Records                         Records of accusations of misconduct brought forward                Term of project +7 yrs.       Toss/Shred/Delete
                                                                                                   by or against faculty or students and relating to research             (MSU policy, sec. 800)
                                                                                                   projects.

     92                            Payment Records                              Records of requests and justification for transfers of                    CY + 10 yrs.                            Toss/Shred/Delete
                                                                                                   direct payment funds from federal or other external
                                                                                                   grantors.

     93                            Research Records                              Records of the research activity associated with                             Account closed + 10 yrs.    Toss/Shred/Delete
                                                                                                   grantfunded projects.

     94                            Sponsored Programs Records        Records of the establishment and administration of                      Account closed + 10 yrs.    Toss/Shred/Delete
                                                                                                   individually sponsored grant/contract restricted funds
                                                                                                   accounts and of compliance with fiscal reporting
                                                                                                   requirements.

     95                            Technology Transfer Records         Records of the transfer of technology, patents,                               Active + 6 yrs.                       Archival Review
                                                                                                   copyright, etc. from the institution to outside entities.

 

 

HEALTH SERVICES RECORDS
Program Code: 5102

 

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                            Disposition

      96                          Communicable Disease Records     These records fulfill the public health requirement                        CY + 5 yrs.                            Toss/Shred/Delete
                                                                                                   of reporting the discovery of communicable disease. 

      97                           Counseling, Psychological, and       Records of clients who are provided counseling,                            Last contact + 7 yrs.           Toss/Shred/Delete
                                      Psychiatric Case Records                 psychological, and psychiatric services through
                                                                                                   the institution’s counseling center.


      98                           Health History Forms                       Records of a student’s medical history.                                             Last service + 7 yrs.            Toss/Shred/Delete
  
      99                           Licensure Records                             Records of the professional and regulatory                                     Later of CY + 4 yrs.              Toss/Shred/Delete
                                                                                                   issuance of credentials to individuals and                                        or until superseded
                                                                                                   facilities providing services within the student
                                                                                                   health center.

     100                          Medical Records                                Records of the medical services history provided                           Later of last service +         Toss/Shred/Delete
                                                                                                   for patients.                                                                                            7 yrs. or client reached
                                                                                                                                                                                                                     age 21

     101                          Patient Logs                                        Records of patients who visit the student health center.              CY + 3 yrs.                             Toss/Shred/Delete


     102                          Pharmacy Prescription                     Records of drug dispensations (initial and refills)                            CY + 5 yrs.                            Toss/Shred/Delete 
                                     Dispensation Records                       administered.  

     103                          Student Health Insurance                Records of students’ insurance coverage activity                            CY + 3 yrs.                            Toss/Shred/Delete 
                                      Records                                               under institution insurance policies.

     104                          X-rays                                                   Records of student X-rays, including a log of X-rays                       Last service + 7 yrs.            Toss/Shred/Delete
                                                                                                   going out and coming in for professional reference
                                                                                                   and other related documentation.



HUMAN RESOURCE RECORDS
Program Code: 5102

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                            Disposition

     105                         Affirmative Action Plan                     Records of the campus Affirmative Action Plan                               Active + 3yrs.                        Archival Review
                                     Records                                               and related records regarding application self-
                                                                                                   identification, evaluations of effectiveness,
                                                                                                   recruitment and outreach efforts , benchmark goals.

     106                         AntiDiscrimination                             Records of internal complaints of discrimination,                          Active + 5 yrs.                       Archival Review 
                                                                                                   investigative records, and records related to the
                                                                                                   incident complained of.

     107                         Background Check Records             Background check records related to employment and                End of employment            Toss/Shred/Delete
                                                                                                  any other background check records required under                    or date of background
                                                                                                  campus policies                                                                                     check (for 
                                                                                                                                                                                                                    nonemployees)   
                                                                                                                                                                                                                    + 5 yrs.


     108                         Bargaining Unit Records                  Records of negotiations and contractual agreements                     Active + 10 yrs.                    Archival Review
                                                                                                  between the institution and a bargaining unit.  

     109                         Employee Education and                 Records of employees’ continuing education and training.           End of employment            Toss/Shred/Delete
                                     Training Records                                                                                                                                                 + 10 yrs. (GRRS 5)                No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                   OCHE Only

     110                         Payroll Records                                  Records of the administration of employee paychecks.                End of employment             Toss/Shred/Delete
                                                                                                  Records may include payroll check registers, check                        + 10 yrs.
                                                                                                  delivery logs, direct deposit authorization forms, payroll
                                                                                                  request forms, pay action forms, pay reduction notices,
                                                                                                  emergency payroll draw forms, and other related
                                                                                                  documentation and correspondence.
 
     111                         Personnel Record                              Records of employees’ work history at the institution,                  End of employment              Archival Review
                                                                                                  including formal evaluation and disciplinary records.                     + 10 yrs.

     112                         Position Descriptions                        Records of job descriptions for staff and faculty                             Active + 2 yrs. (GRRS 5)       Toss/Shred Delete
                                                                                                  positions, as well as reclassification of position                                                                              No RM-5 Needed
                                                                                                  descriptions.                                                                                                                                          OCHE Only


     113                         Recruitment Records                        Records of review of all stages of hiring by the institution.            Active + 3 yrs. (GRRS 5)      Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                                                                   No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                   OCHE Only


     114                         Sabbatical Leave Records                Records of sabbatical leave activities of institution faculty.           End of leave + 5 yrs.            Toss/Shred/Delete

 


INFORMATION MANAGEMENT RECORDS
Program Code: 5102

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                            Disposition

     115                         Computer System Security              Records of the security of an institution, department,                   + 3 yrs.                                   Toss/Shred/Delete
                                     Records                                               or office computer system. Until superseded       

   
     116                         Help Desk Logs and Reports           Records used to document requests for assistance and                4 yrs. (GRRS 6)                     Toss/Shred/Delete 
                                                                                                  responses to those requests                                                                                                              No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                   OCHE Only

     117                          Information System User                Records created to control individual access to a                           Active + 3 yrs.                       Toss/Shred/Delete
                                     Access Records                                  system for administrative and security purposes.                          (GRRS 6)                                No RM-5 Needed
                                                                                                                                                                                                                                                                   OCHE Only


     118                         Information Systems Backup          Copies of master files or databases, application software,           90 days                                  Toss/Shred/Delete 
                                     Files                                                     logs, directories, and other documentation maintained
                                                                                                  solely for business continuity and disaster recovery
                                                                                                     
     119                         Information Systems Equipment    Information on data processing equipment, software, and         Active + 3 yrs.                        Toss/Shred/Delete
                                     Support Files                                      other products and their vendors.         

                       
     120                         Usage Files                                          Records created to monitor computer system and network        90 days                                  Toss/Shred/Delete
                                                                                                  usage.

 

     121                         Bicycle Licenses / Permits                Records of the registration of bicycles on campus. Records 
                                     Records                                               may include registration cards, and other related                         Active + 3 yrs.                        Toss/Shred/Delete
                                                                                                  documentation.

 

     122                         Child and Youth Program                 Records of the participation of children and youth in                   CY + 6 yrs.                              Toss/Shred/Delete
                                     Participant Records                           programs sponsored by the institution.      

     123                         Events Administration Records       Records of planning, facilities, services, and                                   CY + 3 yrs.                              Toss/Shred/Delete 
                                                                                                   accommodations for major events on campus.

     124                         Key Issuance Records                        Key assignments and deposits (if applicable) for                           Key returned + 1 yr.             Toss/Shred/Delete
                                                                                                   institutional faculty, staff, students, and others using the
                                                                                                   institution’s facilities.

     125                         Parking Records                                 Records of the regulation of on-campus parking,                           Resolution + 1 yr.                Toss/Shred/Delete
                                                                                                   including citations.       
      

    126                          Postal and Shipping Records           Records of items that are mailed by the department                    CY + 3 yrs.                             Toss/Shred/Delete
                                                                                                   via UPS, U.S. Postal Service, Federal Express, or another
                                                                                                   carrier.    

 

INTERCOLLEGIATE ATHLETICS RECORDS
Program Code: 5102

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                            Disposition 

     127                         Athletic Scholarship and                   Records pertaining to player eligibility and receipt                        CY + 6 yrs.                              Toss/Shred/Delete 
                                    Grant -in-Aid Award Records            of financial aid in the form of scholarships.
  
     128                         Athletic Eligibility Records                 Records of verification by intercollegiate athletics of                    CY + 6 yrs.                              Toss/Shred/Delete
                                                                                                   student athletes' academic.  

     129                         Competition Record Forms              Records of individual games and competitions.                             CY + 6 yrs.                              Toss/Shred/Delete

 

     130                         Game Arrangement Records           Records of arrangements made for and the schedules                CY + 5 yrs.                              Toss/Shred/Delete 
                                                                                                   of past games. 

     131                         Game Statistics                                   Records of playing and attendance statistics pertaining              CY + 6 yrs.                              Archival Review
                                                                                                   to each game and the season for each sport by playing
                                                                                                   year.

     132                         Individual Athletes Records             Records of the athletic history of each athlete who has                CY + 6 yrs.                              Archival Review 
                                                                                                  competed at the institution. 

     133                         Insurance Records                             Records of medical treatment services rendered off                     Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                   campus for practice or playing related injuries or                          enrollment + 7 yrs.
                                                                                                   illnesses which are eligible for partial payment by
                                                                                                   institutional athletic insurance. 

    
     134                         NCAA / NAIA Compliance                  Athletics compliance records                                                             CY + 6                                     Toss/Shred/Delete
                                     Records

     135                          Sports Merchandising Records       Records of the sale of institutional and NCAA or NAIA                 CFY + 4 yrs.                            Toss/Shred/Delete
                                                                                                   licensed merchandise at sporting events.  

     136                          Student Athletes Academic             Records of academic advising of prospective and current            Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                     Advising Records                               Student athletes.                                                                                   enrollment + 6 yrs.


     137                         Student Athletes Medical                 Records of the medical history of each athlete before                  Last year of                            Toss/Shred/Delete 
                                     Records                                               and during his/her attendance at the institution.                           enrollment + 7 yrs.
 

LIBRARIES, ARCHIVES, MUSEUMS, AND OTHER COLLECTIONS RECORDS
Program Code: 5102

Item Number           Record                                                Description                                                                                           Retention                            Disposition
     138                         Appraisal Records                             Records of monetary value appraisals completed by                     Active                                     Permanent 
                                                                                                  private parties for artifacts, objects, and collections held
                                                                                                  by the institution.

     139                         Collection Records                             Collection records, including acquisition documentation,            Active                                     Permanent
                                                                                                  deeds of gift, and copyright information for items in
                                                                                                  institutional repositories which are used for research
                                                                                                  purposes. 

 

SAFETY AND SECURITY RECORDS
Program Code: 5102
 

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                           Disposition

     140                         Incident and Injury Records             Records maintained by the institution of incident,                         Final disposition                  Toss/Shred/Delete
                                                                                                   injury or accident.                                                                                 + 3 yrs.


     141                         Chemical and Hazardous                 Records of the receipt, shipment, and disposal of chemical         Event + 30 yrs.                      Toss/Shred/Delete 
                                    Waste Disposal Records                   chemical material or hazardous wastes on campus.
 
     142                         Emergency Plans and                       Records related to emergency planning, and to                              Until superseded                 Toss/Shred/Delete 
                                     Procedures                                         response and recovery procedures, including reestablishment   + 1 yr.
                                                                                                  of data and other services.

     143                         Radiation Records                             Records of the licensing of the institution by federal, state,          Active                                    Permanent 
                                                                                                  and local agencies to receive, use, store, dispose of, and ship
                                                                                                  radioactive materials. Records of receipt, handling and disposal
                                                                                                  of radioactive materials.


STUDENT RECORDS 
Program Code: 5102

Documents for Applicants Who Do Not Enroll - Admission Documents

Item Number           Record                                                Description                                                                                            Retention                            Disposition

     144                         Admission letters                               Notices of admission, waitlist and denial                                          Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     Enrollment + 1

                                     Correspondence, relevant                                                                                                                                 Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1      
                                                                                                                                                                                                                                    
     145                         Waivers of rights of access              Waiving right of access to admission letters of                                 Intended Term of                Toss/Shred/Delete 
                                    (admissions)                                        recommendation                                                                                   Enrollment + 1  

Documents for Applicants Who Do Not Enroll - Application Materials

Item Number           Record                                                Description                                                                                           Retention                             Disposition
     146                         Applications for admission              Admission application such as undergraduate, graduate,             Intended Term of                Toss/Shred/Delete 
                                     or readmission                                   international or non-degree/special admittance                            Enrollment + 1 


     147                         Credit by examination                      Reports/scores on Advanced Placement, CLEP, PEP, etc.               Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1 
     148                         Entrance examination                      Standardized test scores, such as ACT/SAT, 
                                     reports/test scores                           LSAT, MCAT, GRE, TOEFL                                                                       Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1

     149                         Medical Records                                 i.e., immunization records                                                                   Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1 

     150                          Letters of recommendation                                                                                                                             Intended Term of                 Toss/Shred/Delete 
                                      (admissions)                                                                                                                                                       Enrollment + 1 

     151                         Military documents                                                                                                                                             Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1

     152                         Placement test records/scores                                                                                                                         Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1 

     153                         Residency classification forms                                                                                                                         Intended Term of                  Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                   Enrollment + 1 

     154                         Test scores (other)                                                                                                                                             Intended Term of                  Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                   Enrollment + 1


     155                         Transcripts (high school)                                                                                                                                   Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment 


     156                          Transcripts (other colleges)                                                                                                                              Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1

 

Documents for Applicants Who Do Not Enroll-International Student Documents


Item Number           Record                                                 Description                                                                                          Retention                             Disposition 
     157                         Alien Registration                               Evidence of admissibility as a permanent residency                     Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                     Receipt Card                                                                                                                                                        Enrollment + 1

     158                         DS-2019                                                Certificate of eligibility for J1 visa status (formerly IAP66)            Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1 


     159                         Employment Authorization                                                                                                                               Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                     (work permit), if granted                                                                                                                                   Enrollment + 1  

     160                          I20                                                        Certificate of eligibility for F-1 visa status                                         Intended Term of                Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1 

     161                          I94 Card (copy)                                   Document issued to nonimmigrants; also known                          Intended Term of                Toss/Shred/Delete 
                                                                                                   as Arrival Departure Record                                                               Enrollment + 1 

     162                         Passport number                                                                                                                                                Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    Enrollment + 1

     163                         Statement of Educational                  Estimate of total school year costs                                                   Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                     Costs                                                                                                                                                                     Enrollment + 1 

     164                          Statement of Financial                      Evidence of adequate financial resources                                       Intended Term of                 Toss/Shred/Delete
                                     Responsibility                                                                                                                                                      Enrollment + 1

Admissions Records for Applicants Who Enroll - Admission Documents

Item Number           Record                                                 Description                                                                                          Retention                             Disposition
     165                          Admissions letters                             Notice of admission, denial, or waitlist                                            Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                     (including those programs                                                                                                                               enrollment + 5
                                     with a separate admissions 
                                     process from the general
                                     application)
 
     166                         Correspondence (relevant)                                                                                                                               Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                   enrollment + 5

     167                         Waivers of rights of                            Waiving right of access to admission letters                                   Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                     access (admissions)                           of recommendation                                                                             enrollment + 5                    
                                                                                                                                                                                                                    


Admissions Records for Applicants Who Enroll - Application Materials

Item Number           Record                                                 Description                                                                                          Retention                             Disposition
     168                         Applications for admission               Admission application such as undergraduate,                              First year of                           Toss/Shred/Delete
                                     or readmission                                   graduate, international, or non-degree/special admittance.        enrollment + 5 


     169                         Credit by examination                       Reports/scores on Advanced Placement, CLEP, PEP, etc.              First year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     170                         Entrance examination                        Standardized test scores, such as ACT/SAT,                                    Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                     reports/test scores                             LSAT, MCAT, GRE, TOEFL                                                                     enrollment + 5 

     171                         Medical Records                                  i.e., immunization records                                                                  Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     enrollment + 5

     172                          Letters of recommendation                                                                                                                              Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                     (admissions)                                                                                                                                                         enrollment + 5 

 

     173                         Military documents                                                                                                                                             Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     174                         Placement test scores/reports                                                                                                                          Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 

     175                         Release from high school                                                                                                                                  Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                     or dual enrollment forms                                                                                                                                  enrollment + 5
 

     176                         Residency classification forms                                                                                                                          Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 

     177                         Test scores (other)                                                                                                                                              Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     178                         Transcripts (high school)                                                                                                                                    Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 

     179                         Transcripts (other colleges)                                                                                                                               Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5


Admissions Records for Applicants Who Enroll - International Student Documents

Item Number           Record                                                 Description                                                                                          Retention                             Disposition

     180                         Alien registration receipt card          Evidence of admissibility as a permanent                                       Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                    resident                                                                                                 enrollment + 5

     181                         DS-2019                                                Certificate of eligibility for J1 visa status                                           Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                   (formerly IAP66)                                                                                    enrollment + 5

     182                         Employment Authorization                                                                                                                               Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                    (work permit), if granted                                                                                                                                    enrollment + 5                                                                                                   

     183                         I-20                                                       Certificate of eligibility for F-1 visa status                                          Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     184                         I94 Card (copy)                                   Document issued to nonimmigrants; also                                        Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                   known as Arrival Departure Record                                                  enrollment + 5

     185                         Passport number                                                                                                                                                 Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     186                         Statement of Educational Costs      Estimate of total school year costs                                                     Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     187                         Statement of Financial                      Evidence of adequate financial resources                                        Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                    Responsiblity                                                                                                                                                        enrollment + 5 


Student Academic Records - Academic Program Records

Item Number           Record                                                 Description                                                                                          Retention                             Disposition
     188                         Academic advisement records                                                                                                                         Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 


     189                         Academic warning                              Notice of academic action related to academic                             Last year of                            Toss/Shred/Delete
                                                                                                   nonperformance/deficiency                                                               enrollment + 5

     190                         Academic suspension                        Notice of academic action related to academic                              Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                   nonperformance/deficiency                                                               enrollment + 5

     191                         Academic dismissal                            Notice of academic action related to academic                              Last year of                           Permanent
                                                                                                   nonperformance/deficiency                                                               enrollment + 5
     
     192                         Academic integrity code                    Notice of violation of academic integrity policies                           Last year of                           Permanent 
                                    violations (with sanctions)                 including sanctions, if any                                                                  enrollment + 5 

     193                         Academic Records                              Narrative evaluations, competency assessments, etc.                  Last year of                           Permanent
                                    (miscellanoues)                                                                                                                                                    enrollment + 5 
   
     194                         Correspondence (student)               Related to academic records, inquiries                                             Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     195                         Disciplinary action records               Grade or program actions, notice of sanctions                               Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                   related to personal conduct                                                               enrollment + 5 

     196                         Grievance/ complaint (by student)  Various course/exam related issues, not grade                              Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                   or FERPA disputes.                                                                               enrollment + 5

     197                         Leave of absence                                                                                                                                                 Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     enrollment + 5

     198                         Major changes, certification                                                                                                                             Current Term + 1                  Toss/Shred/Delete
                                     of  2nd majors, minors

     199                         Petitions (academic)                          Exceptions to academic rules                                                             Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5
 
     200                         Thesis/Dissertation                                                                                                                                             Active                                    Permanent

     201                         Transcripts                                          Permanent academic record                                                              Active                                     Permanent

Student Academic Records - Certification/Verification Records

Item Number           Record                                                 Description                                                                                           Retention                            Disposition

     202                         Enrollment verifications                    Verifications of enrollment, graduation, GPA,                                Current Term + 1                  Toss/Shred/Delete
                                                                                                   and other related academics 

     203                         Residency verification records         Documents in support of verifying residency in state                   Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                    for tuition purposes                                                                            enrollment + 3 

     204                         Teacher certifications                                                                                                                                         Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 3 

     205                         Transcript requests (student)          Official transcript requests by student                                              Submission + 1                    Toss/Shred/Delete

     206                         VA certification records                    Certifying documents for federal VA benefits                                  Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 3


Student Academic Records - Degree and Certificate Records

Item Number           Record                                                  Description                                                                                          Retention                             Disposition
     207                         Application for degree or                   Degree application, record of degree name. etc.                          Last year of                           Toss/Shred/Delete 
                                     other credential                                                                                                                                                  enrollment + 3  

     208                         Degree audit records                          Degree audits in support of graduation clearing                          Last year of                           Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 3

     209                         Graduation lists                                   List of graduates for graduating class                                              Active                                     Permanent

     210                         Substitution/ waivers                         Approvals to meet program requirements with                             Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                   administrative action                                                                           enrollment + 3


Student Academic Records - Grade and Scholarship/ Deficiency Records

Item Number           Record                                                  Description                                                                                          Retention                             Disposition

     211                         Exams (final)/graded coursework                                                                                                                    Date of course                      Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    completion + 1

     212                         Grade appeal/complaint                    Student final grade disputes                                                              CY + 1                                    Toss/Shred/Delete

     213                         Grade book (faculty)                           Record of students in course and work completed                       Date of course                     Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    completion + 5

     214                         Grade change forms                          Record of authorization to change grade                                         Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 

     215                         Grade reports (midterm)                  Record of midterm grades submitted by faculty                             Current term                       Toss/Shred/Delete


     216                         Grade submission sheets/data        Original record of grades submitted at end of term                       Active                                    Permanent



Student Academic Records - Miscellaneous Records

Item Number           Record                                                 Description                                                                                           Retention                             Disposition

     217                         Name change authorizations                                                                                                                            Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     218                         Personal data information forms                                                                                                                     Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                     Change of address, race/ethnicity                                                                                                                    enrollment + 5
                                     questionnaires, and other
                                     demographic data

     219                         Transfer credit evaluations                                                                                                                                Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5 


Student Academic Records - Registration and Enrollment Records

Item Number           Record                                                 Description                                                                                           Retention                            Disposition

     220                         Class Schedules (students)                Student schedules for each term                                                      Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     221                         Class lists                                              Record of class rosters for each term                                               CY + 5                                   Toss/Shred/Delete

     222                         Course repeat form/approval                                                                                                                           Last year of                          Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                    enrollment + 5

     223                         Credit/no credit, audit, or                  Authorization for various enrollment options                                Submittal + 3                       Toss/Shred/Delete
                                     pass/no pass approvals

     224                         Enrollment changes                            Record of student add/drop/withdraw from class                         Submittal + 3                      Toss/Shred/Delete

     225                         Registration/ enrollment records     Initial registration forms, current enrollment records                  CY + 3                                    Toss/Shred/Delete

     226                         Withdrawal/ cancellation of              Record of request to withdraw from all classes                              CY + 3                                    Toss/Shred/Delete 
                                     enrollment records


Publications, Statistical Data, and Institutional Reports

Item Number           Record                                                  Description                                                                                          Retention                           Disposition

     227                         Catalogs                                                Published annually or bi-annually, record of                                   Active                                    Permanent
                                                                                                    courses, degrees, and programs of study offered

     228                         Commencement programs               Published record of graduates for public distribution                   Active                                    Permanent


     229                         Degree statistics                                  Record of degrees granted by institution per                                  Active                                    Permanent
                                                                                                    graduation term and/or annually

     230                         Enrollment statistics                           Per term report of enrolled students, e.g., by class,                       Active                                    Permanent
                                                                                                    by course totals, headcount and FTE

      231                        Grade distribution and                      Report of grades given, including summary grade point               Active                                    Permanent
                                     other grade statistics                         statistics by class 

     232                         Instructor evaluations (by students)                                                                                                                 CY + 1                                   Toss/Shred/Delete

     233                         Race/ethnicity reporting                    Report of student enrollment, graduation, and other                   Active                                    Permanent
                                                                                                    metrics by race and ethnic origin


FERPA Records  

Item Number           Record                                                  Description                                                                                          Retention                            Disposition
     234                         Requests for formal hearings            Student-initiated request for formal hearing regarding               Same as education             Same as education
                                                                                                    amendment of education record                                                      record at issue                     record at issue 
 
     235                         Requests for and disclosures            Necessary for compliance with recordkeeping                               Same as PII at issue           Same as PII at
                                     of personally identifiable                   requirements in FERPA                                                                                                                      issue 
                                     information   
                                                       
     236                         Requests for nondisclosure of          Student request to opt-out of directory disclosure                       Active                                     Permanent, or
                                     directory information                         information                                                                                                                                          until the request
                                                                                                                                                                                                                                                                    is terminated                                                                                                                                                                                                                                                                              by student

     237                         Statements on content of records    If student request for amendment of record is                             Same as education             Same as education 
                                     regarding hearing panel decisions   not granted, then student statement must be                               at issue                                 at issue
                                                                                                     maintained in the record, and disclosed whenever
                                                                                                     the record is disclosed 

     238                         Written consent for records               Student signed (electronic or paper) authorization for                Same as education              Same as education
                                       disclosure                                            disclosure of education record                                                         record at issue                    record at issue

     239                         Waivers for rights of access               Covers confidential letters and statements of                                Same as education             Same as education
                                                                                                     recommendations related to the student’s admissions;              record at issue                    record at issue 
                                                                                                     application for employment; or receipt of an  honor or 
                                                                                                     honorary recognition (section 99.12(b)(3))
 
     240                         Written decisions of hearing            Decisions resulting from formal hearings regarding                       Same as education            Same as education
                                     panels                                                   amendment of education records                                                     record at issue                    record at issue 
 

Federal Disclosure Records

Item Number           Record                                                  Description                                                                                          Retention                         Disposition
     241                         Athletic Participation/EAD                                                                                                                                  Date of required                 Toss/Shred/Delete
                                     A documents                                                                                                                                                        disclosure + 3

     242                         College Costs, accreditation,             Complies with Higher Education Opportunity Act                          Date of required                 Toss/Shred/Delete 
                                     textbook information, transfer                                                                                                                         disclosure + 3 
                                     credit policy

     243                         Crime Statistics/ Security Reports    Complies with Clery Act reporting requirements                           Date of required                 Toss/Shred/Delete
                                                                                                                                                                                                                     disclosure + 3

     244                         Graduation/ completion,                   Complies with Student Right-to-Know legislation                           Date of required                 Toss/Shred/Delete 
                                     Transfer-out Data                                                                                                                                                disclosure + 3 

     245                         Institutional information (Cost                                                                                                                          Date of required                 Toss/Shred/Delete 
                                     of attendance, withdrawal                                                                                                                                 disclosure + 3
                                     procedures, accreditation, etc.)

Miscellaneous

Item Number           Record                                                 Description                                                                                           Retention                             Disposition

     246                         Services to Students with                  Records of student participation in the services                             Active                                     Permanent 
                                     Disabilities Records                            to students with disabilities program. 

     247                         Student Organization                         Records of the history, development, and policies                        CY + 5 yrs.                              Archival Review
                                     Administrative Records                     of campus student organizations. 

Last update: November 29, 2017